GoBD nach fünf Jahren punktuell angepasst
In den letzten fünf Jahren hat sich viel getan in puncto Digitalisierung, auch in der Buchführung. Inzwischen werden Cloud-Lösungen und Smartphones immer mehr dazu genutzt, um Belege einfach und schnell zu digitalisieren und weiterzuverarbeiten. Da ist es nur konsequent, dass das Bundesministerium für Finanzen (BMF) auch die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung angepasst hat.
In diesem Blogartikel erfahren Sie, was sich bei den neuen GoBD ändert und wie Sie Ihre Buchführung 2020 organisieren sollten.
Erste Neufassung der GoBD seit 2014
Ziel der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ist, mehr Klarheit darüber zu schaffen, wie Unternehmer und Selbstständige ihre Buchführung in digitaler Form organisieren müssen. Damit diese die Anforderungen der Finanzbehörden erfüllt.
Fünf Jahre, nachdem die GoBD erstmals veröffentlicht wurden, war die Finanzverwaltung 2019 der Ansicht, dass es Zeit für eine Neufassung wird. Seit 1. Januar 2020 sind die neuen GoBD nun in Kraft.
Die wichtigsten Änderungen der GoBD 2020
Die gute Nachricht ist: Die GoBD haben sich nicht grundlegend geändert, sondern wurden nur punktuell angepasst. Vor allem die Aspekte, die vor fünf Jahren noch nicht so viel Bedeutung hatten wie jetzt.
Pflicht zum zeitnahen Buchen von Kasseneinnahmen und -ausgaben
Bare Geschäftsvorfälle sind einzeln aufzuzeichnen und zeitnah zu buchen. Das stellen die neuen GoBD noch einmal ausdrücklich klar. Aus der Soll-Formulierung in den alten GoBD ist eine Pflicht in den neuen GoBD geworden.
Kurzzeitig können auch bare und unbare Geschäftsvorfälle gemeinsam in einem Grundbuch festgehalten werden. Das dürfte vor allem Restaurants und Hotels freuen, die mit gemischten Zahlungsarten arbeiten. Die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze müssen aber kenntlich gemacht und zügig wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto umgetragen werden.
Stornobuchung und Originalbuchung müssen rückbeziehbar sein
Was fast jedes Buchhaltungsprogramm leistet, wird in den neuen GoBD noch einmal hervorgehoben: Eine Storno- oder Korrekturbuchung muss sich im Buchführungssystem auf die ursprüngliche Buchung beziehen und damit nachvollziehbar sein.
Bildliche Erfassung von Belegen mit dem Smartphone zulässig
Belege schnell mit dem Smartphone abzufotografieren, erleichtert vielen Selbstständigen die Buchführung. Dazu bieten die gängigen Buchhaltungsprogramme bereits eigene Apps an. In den neuen GoBD wird aufgrund dieser Entwicklung inzwischen der Begriff „bildliches Erfassen“ verwendet statt dem bisherigen „Scannen“. Das Abfotografieren von Rechnungen ist nach den GoBD nun ganz offiziell zulässig.
Das gilt auch, wenn Sie sich im Ausland aufhalten und die Belege zum Beispiel während Ihrer Dienstreise entstanden sind. Was trotzdem weiter notwendig bleibt, ist die dazugehörige Verfahrensdokumentation.
Konvertierte Dateien: Ursprungsdateien müssen nicht mehr aufbewahrt werden
In der ersten Version verlangten die GoBD noch, dass Sie auch die Originaldateien, die Sie in eigene Formate konvertiert haben, aufbewahren müssen. Die neuen GoBD bringen Erleichterung in puncto Datenmengen. Denn nun müssen Sie nicht mehr beide Versionen aufbewahren. Es genügt die umgewandelte Datei, wenn Sie die enthaltenen Informationen nicht verändert haben und die Finanzbehörde die Datei maschinell auswerten kann. Auch hier ist eine Verfahrensdokumentation weiter erforderlich.
Buchhaltung auch in der Cloud rechtssicher
Immer mehr Unternehmen nutzen Cloud-Lösungen für ihre elektronische Buchführung. Die neuen GoBD bestätigen, dass Sie dafür nicht zwingend eigene Hard- oder Software installieren müssen, sondern auch eine Cloud oder eine Kombination dieser Systeme nutzen können.
Die neuen GoBD bringen tatsächlich ein paar notwendige Erleichterungen und Klarstellungen mit sich. Da die technische Entwicklung weiter rasant vorangeht, bleibt zu hoffen, dass die GoBD auch weiterhin regelmäßig angepasst werden.